Die langfristige Speicherung und Archivierung der im Rahmen des Monitorings laufend erfassten Daten zur Energieerzeugung der einzelnen Fotovoltaikanlagen erfolgt an verschiedenen Stellen innerhalb des Systems von Solarstromdaten. Darüber hinaus werden die Daten den Betreibern auf zwei Wegen zur Verfügung gestellt bzw. übermittelt, damit auch sie die Möglichkeit einer eigenständigen Archivierung der Betriebsdaten haben.
Die von Solarstromdaten eingesetzten elektronischen Präzisionszähler sind mit stromausfallsicheren internen Speichern ausgestattet, die den Zählerstand in regelmäßigen Zeitabständen erfassen und die wichtigen Werte mindestens ein Jahr vorhalten. Darüber hinaus werden Leistungswerte mit der zugehörigen Messperiode im sogenannten Lastprofilspeicher abgelegt. Die Speichertiefe beträgt hier - in Abhängigkeit der Messperiodendauer und des Zählertyps - in der Regel einzelne Monate. Die internen Speicher sind sehr zuverlässig und genügen den hohen technischen Anforderungen der deutschen Eichbehörden.
Bei Verwendung eines geeichten Stromzählers von Solarstromdaten zur Anlagenüberwachung kann derselbe Zähler grundsätzlich auch zur Abrechnung der jährlich eingespeisten Strommenge mit dem örtlichen Energieversorger bzw. Netzbetreiber herangezogen werden. Durch den Einsatz eines betreibereigenen Zählers lassen sich - auf Basis einer gesetzlichen Regelungen im Erneuerbare-Energien-Gesetz (EEG) - teilweise recht hohe jährliche Mess- und Abrechnungskosten der Energieversorger bzw. Netzbetreiber einsparen.
Nach der Fernauslesung der Daten aus den Stromzählern werden zum einen die Kommunikationsprotokolle und zum anderen die einzelnen Zahlenwerte im Zuge ihrer Aufbereitung und Weiterverarbeitung in mehreren Datenbanken, die auf verschiedenen internen Servern von Solarstromdaten betrieben werden, gespeichert. In regelmäßigen Zeitabständen werden Datensicherungen von den Beständen der Datenbanken auf externen Festplatten und langlebigen optischen Speichermedien vorgenommen.
Der Visualisierung der Ertragsdaten auf den Webseiten von Solarstromdaten liegt eine weitere Datenbank auf einem speziellen Internetserver zugrunde. Diese Daten werden den registrierten Betreibern über das Portal zusätzlich als Download im CSV-Format bereitgestellt. Hierdurch kann der Betreiber in beliebigen Zeitabständen die aktuellen Daten seiner Fotovoltaikanlage auf den heimischen PC übertragen und von dort zusätzlich auf weiteren Datenträgern archivieren.
Weit zurückliegende historische Erzeugungsdaten können aus Kapazitätsgründen allerdings nicht in uneingeschränktem Umfang auf dem Internetportal abrufbereit gehalten werden. Zwar werden die 15-Minuten-Leistungswerte des jeweils laufenden Jahres und des kompletten Vorjahres auf dem Portal vorgehalten, nicht aber die Leistungswerte der davor liegenden Kalenderjahre. Die elektrische Arbeit bzw. die täglich erzeugten Strommengen werden jedoch ohne Einschränkung ab der Inbetriebnahme bzw. ab Aufnahme der Überwachung der Anlage durchgängig zum Abruf vorgehalten.
Solarstromdaten versendet nach Ende eines jeden Kalenderjahres den registrierten Anlagenbetreibern per E-Mail einen standardisierten Bericht zum Anlagenbetrieb und alle Ertragsdaten (inkl. der 15-Minuten-Leistungswerte) des abgelaufenen Jahres in einer komprimierten Datei. Diese Datei sollte vom Betreiber archiviert werden, um sie bei Bedarf später wiederverwenden zu können.
Darüber hinaus stellt Solarstromdaten dem Betreiber auf Anforderung Ertragsdaten seiner Anlage aus jedem beliebigen Zeitraum (z. B. zur Dokumentation eines ehemals ungestörten Anlagenbetriebs) zur Verfügung. Auch bietet Solarstromdaten die Dienstleistung einer Anfertigung von speziellen Auswertungen und Berichten zu den überwachten Fotovoltaikanlagen nach individuellen Wünschen der Betreiber an.